Verhalten und Vorgehen beim Besuch vom Finanzamt
Praktisch jede Baumschule erhält früher oder später „Besuch“ vom Betriebsprüfer. Nicht „ob“, sondern „wann“ die Betriebsprüfung erfolgt, ist die Frage. Mittelständler sind oft unsicher über den richtigen Umgang, ihre Rechte und Pflichten. Welche Vorbereitungen und Verhaltensweisen zu empfehlen sind, zeigt dieser Beitrag.
Der korrekte Ausdruck für eine Betriebsprüfung ist in der Steuerfachsprache „Außenprüfung“. Es steht im Ermessen des Finanzamtes, ob und wann Prüfungen durchgeführt werden. Prüfungen bei kleinen und mittelständischen Unternehmen erfolgen rein statistisch alle 11 bis 20 Jahre. Deshalb liegen im Mittelstand häufig keine Erfahrungen im Umgang mit dem Betriebsprüfer vor. Hinhaltender Widerstand bis zur offenen Ablehnung wird nur entsprechende Reaktion des Betriebsprüfers nach sich ziehen. Andererseits sollte aber der Steuerpflichtige keine freiwilligen Informationen geben, die den Betriebsprüfer auf Sachverhalte hinweisen, die zu Nachforderungen des Finanzamtes führen könnte.
Der weitere Text gibt Hinweise darauf, im gesetzlichen Rahmen einen gewissen Einfluss auf die Prüfung zu nehmen, mit dem Ziel: unnötige, kostspielige und letztlich zwecklose Auseinandersetzungen vermeiden.
Prüfungsvorbereitung
Die Spanne von 11 bis 20 Jahre zwischen zwei Betriebsprüfungen ist eine Durchschnittsgröße. Das Recht zur Betriebsprüfung besteht für jedes Geschäftsjahr. Entsprechend gibt es keine Möglichkeiten, eine Betriebsprüfung abzuwenden. Ein Hinweis darauf, dass es sich bei der geplanten Prüfung um die dritte innerhalb von zehn Jahren handelt, während der Mittbewerber im Nachbarort noch nie geprüft wurde, wird erfolglos sein.
Geprüft werden drei zusammenhängende Jahre. Bei einer Prüfung im Jahr 2012 stehen also die Jahre 2009 bis 2011 zur Untersuchung an. Damit wird die Verjährungsfrist von 10 Jahren, die bei Gesetzesverstößen gilt, nicht außer Kraft gesetzt wird. Somit können Hinweise bis in das Jahr 2002 verwendet werden. Das Ziel der Betriebsprüfung ist die Gesamtübersicht über alle steuerlichen Sachverhalte. Es erfolgt keine Beschränkung auf einzelne Steuerarten, es sei denn, dieses ist in der Ankündigung vermerkt.
Bei keiner Baumschule wird eine Prüfung Begeisterung auslösen, bringt sie doch Mehrarbeit mit sich, und meistens sind auch Nachzahlungen fällig. Dennoch sollten sich vor Prüfungsbeginn Unternehmensleitung und Mitarbeiter auf einen freundlichen und korrekten Umgang mit dem Betriebsprüfer verständigen, denn dieser übt im Rahmen der Prüfung nur seinen Beruf aus. Wie bei jedem Menschen wird unfreundliches Verhalten nicht dazu beitragen, die Zusammenarbeit zu vereinfachen.
Der Zeitraum zwischen Ankündigung und Durchführung ist nicht festgelegt, ein Monat Vorbereitungszeit sollte aber verbleiben. Bei kurzfristigen Ankündigungen ist ein Einspruch möglich. Ein formaler, rechtlicher Einspruch belastet das Klima vor der Prüfung unnötig, weshalb es besser ist, eine informelle Lösung zu finden. Falls also tatsächliche Gegebenheiten, wie beispielsweise der lang geplante Urlaub des Buchhalters, dem Zeitpunkt entgegenstehen, sollte telefonisch um eine Verschiebung gebeten werden.
Dem Betriebsprüfer ist ein adäquater Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. Dieser sollte in der Nähe zu den Ansprechpartnern liegen. Ein jeweils 15-minütiger Weg vom Außenlager zur Buchhaltung ist nicht zumutbar. Den Prüfungsbeginn abzuwarten, um dann dem Betriebsprüfer einen „Katzentisch“ im Lagerraum anzubieten, wird nicht zu einer konstruktiven Zusammenarbeit führen.
Häufig vergeben Baumschulen ihre steuerlichen und buchhalterischen Angelegenheiten an einen externen Anbieter, meistens den Steuerberater. Dieser ist dann der geeignete Ansprechpartner für den Betriebsprüfer.
Weitere Tips finden Sie in der Ausgabe 02/ 2012 Deutsche Baumschule.
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